Klachtenprocedure & Protocol Sociaal Veilige Sportomgeving – Shorttrack Club Thialf

Inleiding

Shorttrack Club Thialf vindt het belangrijk dat iedereen zich prettig, gerespecteerd en veilig voelt binnen de vereniging. Tegelijkertijd beseffen we dat er soms situaties kunnen ontstaan waarin leden of ouders van leden ontevreden zijn of zich niet veilig voelen. Daarom hebben we twee heldere regelingen opgesteld:

• Een klachtenprocedure, bedoeld voor formele, inhoudelijke klachten.
• Een protocol sociaal veilige sportomgeving, gericht op het waarborgen van een veilige en respectvolle sportcultuur.

Klachtenprocedure

Deze procedure is bedoeld voor inhoudelijke, formele klachten. Denk hierbij aan zaken zoals:

• de inhoud of kwaliteit van een training;
• communicatieproblemen;
• beslissingen van het bestuur;
• financiële geschillen.

1. Klacht indienen

Je kunt je klacht schriftelijk (bij voorkeur per e-mail) indienen bij de secretaris van het bestuur. Dit is belangrijk zodat je klacht zorgvuldig en op basis van duidelijke informatie behandeld kan worden. Je ontvangt binnen 5 werkdagen (tijdens vakantieperiode of met ziekte kan dit langer duren) een ontvangstbevestiging.

2. Behandeling van de klacht

Een bestuurslid neemt contact met je op om toelichting te vragen en je perspectief goed te begrijpen. Als je klacht betrekking heeft op een trainer of vrijwilliger, dan wordt ook met die persoon gesproken. Trainers worden hierbij ondersteund door de trainerscoördinator (jeugd of senioren).

Zowel jij als het bestuur kunnen verzoeken om een mondeling gesprek. Alle betrokkenen worden dan uitgenodigd voor een overleg met het verantwoordelijke bestuurslid.

3. Uitspraak

Het bestuur beoordeelt de situatie en komt tot een uitspraak. Als de klacht (deels) gegrond is, wordt aangegeven welke maatregelen of verbeteracties genomen worden. Je ontvangt de uitspraak schriftelijk en gemotiveerd.

4. Bezwaar

Ben je het niet eens met de uitspraak? Dan kun je binnen één maand na ontvangst bezwaar maken. Je wordt uitgenodigd om je bezwaar mondeling toe te lichten aan het voltallige bestuur. Binnen één maand na dit gesprek ontvang je een schriftelijke reactie.

5. Niet naar tevredenheid opgelost?

Vind je dat je klacht niet goed is afgehandeld? Dan kun je dit agenderen voor de eerstvolgende algemene ledenvergadering. De klacht wordt geanonimiseerd besproken. De uitspraak van de ledenvergadering is bindend.

Protocol Sociaal Veilige Sportomgeving

Binnen Shorttrack Club Thialf doen we er alles aan om een positieve, veilige en sportieve omgeving te bieden voor al onze leden, trainers, begeleiders, vrijwilligers en ouders. Sportplezier begint bij respect voor elkaar.

Onze intentie

Wij willen een sportklimaat waarin iedereen zich welkom en veilig voelt. Daarom:

• Treden we op tegen seksuele intimidatie, discriminatie, pesten en intimiderend gedrag.
• Zetten we in op voorkomen én bespreekbaar maken van ongewenst gedrag.
• Maken we duidelijk wie je kunt benaderen als je een onprettige situatie ervaart.

Hoe we dat doen

We nemen de volgende maatregelen:

• Er is een vertrouwenscontactpersoon aangesteld binnen de club.
• Bekendmaken van gedragsregels en protocollen.
• Laagdrempelige toegang tot hulp en ondersteuning.
• Koppeling aan de vertrouwenspersonen van NOC*NSF als verdere stap.

Wat verwachten we van elkaar?

Een sociaal veilige sportomgeving maken we samen. We vragen aan iedereen:

• Behandel elkaar met respect.
• Spreek elkaar aan op ongewenst gedrag.
• Schakel hulp in als je iets ziet of ervaart dat niet goed voelt.

Gedragsregels (opgesteld door NOC*NSF en onderschreven door onze vereniging)

Begeleiders, trainers en vrijwilligers:

• Zorgen voor een veilige en prettige sfeer voor sporters.
• Gaan respectvol en professioneel om met sporters, ouders en elkaar.
• Mijden elke vorm van seksuele, discriminerende of intimiderende benadering.
• Zijn zich bewust van hun voorbeeldrol.
• Reizen, verblijven en werken met jeugd op een respectvolle, transparante manier.
• Spreken elkaar aan op grensoverschrijdend gedrag.

Ongewenst gedrag: wat verstaan we daaronder?

Seksuele intimidatie – Seksueel getint gedrag dat ongewenst is, zoals toespelingen, aanrakingen of opmerkingen.

Discriminatie – Benadelen op basis van geslacht, leeftijd, afkomst, seksuele voorkeur, huidskleur, enz.

Intimiderend gedrag/pesten – Bedreiging, vernedering, uitsluiting of ongewenste aandacht, verbaal of fysiek.

Als iemand gedrag als onveilig of vervelend ervaart, is het belangrijk dat dit serieus genomen wordt.

Wat kun je doen?

Neem contact op met onze vertrouwenscontactpersoon. Die luistert, denkt mee en bespreekt samen met jou de vervolgstappen. Alles wat je vertelt blijft vertrouwelijk. Een vertrouwenscontactpersoon adviseert over vervolgstappen. Indien nodig neemt de vertrouwenscontactpersoon contact op met de vertrouwenspersoon van de KNSB of het NOC*NSF over het te geven advies wat betreft vervolgstappen.

De klacht kan leiden tot:

• bemiddeling;
• tuchtrechtelijke afhandeling binnen de KNSB;
• strafrechtelijk onderzoek (in ernstige gevallen).

Tijdelijke maatregelen

In bepaalde situaties (bijvoorbeeld grote onrust of risico op herhaling) kan het bestuur al vóór een officiële uitspraak tijdelijke maatregelen nemen, zoals:

• Informatie delen met leden;
• Tijdelijke opschorting van activiteiten;
• Non-actief stellen van de betrokkene.

Wie is de vertrouwenscontactpersoon?

De vertrouwenscontactpersoon wordt benoemd door het bestuur. Je vindt de contactgegevens op onze website.

We hopen natuurlijk dat je sportplezier bij Shorttrack Club Thialf voorop blijft staan. Maar als dat onverhoopt niet het geval is, weten we elkaar te vinden – op een manier die zorgvuldig én sportief is.